Uma rotina definida
O pedido que será atendido, a informação necessária, a resposta esperada e o caminho para falar com uma pessoa.
IA e automação · Escolas de inglês
Acompanhe quem quer se matricular.
Cuide de quem já é aluno.
interessados em um curso, pedidos dos alunos, retornos da secretaria
Responda a quem procura o curso, retome as conversas de matrícula e resolva pedidos dos alunos. Criamos atendimento com IA e conectamos essas conversas ao sistema da escola.
Conferimos as conexões com os sistemas da sua empresa antes de definir o projeto.
Na práticaExemplo ilustrativoDa pergunta sobre o curso à conversa com a escola.
Carlos procura inglês para reuniões de trabalho.
Carlos começa com a pergunta que faria à secretaria.
9:41▮▮▮ ▰
Escola de inglêsWhatsApp · atendimento
＋Mensagem
A assistente entende o que ele procura.
9:41▮▮▮ ▰
Escola de inglêsWhatsApp · atendimento
＋Mensagem
A equipe continua sem repetir as primeiras perguntas.
Sistema da empresa↗
Atendimentos / Detalhe
Carlos · curso de inglês
ResumoConversaArquivos
- Objetivo
- Reuniões de trabalho
- Disponibilidade
- Terça ou quinta · após 19h
- Ainda falta
- Conferir turma e condições
Próxima tarefaA fazer
Apresentar as opções de curso
Secretaria
Atendimento salvo no histórico
Carlos prefere conversar por telefone depois do trabalho.
9:41▮▮▮ ▰
Escola de inglêsWhatsApp · atendimento
＋Mensagem
A assistente oferece um horário liberado pela secretaria para conversar.
9:41▮▮▮ ▰
Carlos
Em ligação · assistente virtualIA
Oi, Carlos! Sou a assistente virtual. Você pediu esse retorno. Pode falar?
Carlos
Posso.
IA
A secretaria pode conversar com você quinta às 19h sobre o curso. Funciona?
Carlos
Funciona, sim.
A conversa com a secretaria fica marcada; a matrícula ainda será decidida.
Sistema da empresa↗
Agenda / Detalhe
Carlos · apresentar curso
Ter13Qua14Qui15
18:0019:0020:00
19:00Carlos
Confirmado
Conversa com a secretaria
- Carlos começa com a pergunta que faria à secretaria.
- A assistente entende o que ele procura.
- A equipe continua sem repetir as primeiras perguntas.
- Carlos prefere conversar por telefone depois do trabalho.
- A assistente oferece um horário liberado pela secretaria para conversar.
- A conversa com a secretaria fica marcada; a matrícula ainda será decidida.
WhatsApp e telefoneHistórico e acompanhamentoIntegrações e sistemas
Veja funcionando, situação por situação.
O cliente pede.
Sua equipe consegue continuar.
Acompanhe a conversa no celular e veja o pedido chegando ao sistema da equipe.
01WhatsApp com IA
Quem pergunta pelo curso já encontra uma conversa.
Carlos procura inglês para reuniões de trabalho. Ele só consegue estudar à noite e chama a escola pelo WhatsApp.
O que muda para você
A secretaria recebe o objetivo e os horários de Carlos para apresentar uma opção que faça sentido.
Na práticaExemplo ilustrativoCarlos começa com a pergunta que faria à secretaria.
9:41▮▮▮ ▰
Escola de inglêsWhatsApp · atendimento
＋Mensagem
A assistente entende o que ele procura.
9:41▮▮▮ ▰
Escola de inglêsWhatsApp · atendimento
＋Mensagem
A equipe continua sem repetir as primeiras perguntas.
Sistema da empresa↗
Atendimentos / Detalhe
Carlos · curso de inglês
ResumoConversaArquivos
- Objetivo
- Reuniões de trabalho
- Disponibilidade
- Terça ou quinta · após 19h
- Ainda falta
- Conferir turma e condições
Próxima tarefaA fazer
Apresentar as opções de curso
Secretaria
Atendimento salvo no histórico
- Carlos começa com a pergunta que faria à secretaria.
- A assistente entende o que ele procura.
- A equipe continua sem repetir as primeiras perguntas.
02Ligações com IA
O telefone toca. A secretaria recebe o pedido completo.
Carlos liga no intervalo do trabalho para conversar sobre o curso. A secretaria está atendendo um aluno.
O que muda para você
A equipe retorna sabendo qual curso ele procura e quando pode falar.
Na práticaExemplo ilustrativoCarlos liga para a escola e explica o que procura.
9:41▮▮▮ ▰
Carlos
Em ligação · assistente virtualIA
Olá! Sou a assistente virtual da escola. Como posso ajudar?
Carlos
Queria conversar sobre o inglês à noite. Mandei mensagem mais cedo.
A assistente confirma o melhor horário para o retorno.
9:41▮▮▮ ▰
Carlos
Em ligação · assistente virtualIA
Encontrei seu pedido. Você quer inglês para reuniões, certo?
Carlos
Isso. Agora preciso voltar ao trabalho.
IA
Qual horário fica melhor para a secretaria te retornar?
Carlos
Hoje, depois das 18h, neste número.
O retorno fica na lista da secretaria.
Sistema da empresa↗
Atendimentos / Detalhe
Carlos · retorno por telefone
ResumoConversaArquivos
- Assunto
- Curso de inglês à noite
- Quando
- Hoje · depois das 18h
- Canal
- Número da ligação recebida
Próxima tarefaA fazer
Ligar para apresentar o curso
Secretaria
Atendimento salvo no histórico
- Carlos liga para a escola e explica o que procura.
- A assistente confirma o melhor horário para o retorno.
- O retorno fica na lista da secretaria.
03CRM e acompanhamento
O interessado pediu para falar depois. A equipe lembra.
A secretaria explicou o curso. Carlos pede para retomar na quinta, depois de conferir a agenda de trabalho.
O que muda para você
A conversa continua do ponto em que parou, mesmo se outra pessoa fizer o retorno.
Na práticaExemplo ilustrativoCarlos escolhe quando quer continuar a conversa.
9:41▮▮▮ ▰
Escola de inglêsWhatsApp · atendimento
＋Mensagem
O retorno fica junto do histórico de Carlos.
Sistema da empresa↗
Atendimentos / Detalhe
Carlos · inglês para trabalho
ResumoConversaArquivos
- Etapa
- Curso apresentado
- Retorno
- Quinta · 18h
- Aguardando
- Carlos conferir a escala
Próxima tarefaA fazer
Retomar a conversa sobre a matrícula
Secretaria
Atendimento salvo no histórico
Na quinta, a secretaria encontra o combinado.
Sistema da empresa↗
Equipe / Detalhe
Contatos de hoje
Em abertoConcluídos
Pedido / próxima açãoResponsável
Carlos · inglês18h · retorno combinado
Secretaria›Marina · inglês19h · apresentar curso
Secretaria›Roberto · inglêsConfirmar disponibilidade
Secretaria›- Carlos escolhe quando quer continuar a conversa.
- O retorno fica junto do histórico de Carlos.
- Na quinta, a secretaria encontra o combinado.
04Integrações e automações
O aluno pede reposição. A coordenação recebe o que precisa.
Luiza vai viajar e pede para repor a aula de terça. A escola precisa conferir a regra e a turma antes de confirmar.
O que muda para você
O pedido chega com a aula e a disponibilidade da aluna, sem a equipe recopiar a conversa.
A reposição só é confirmada depois da aprovação da escola e do registro no sistema.
Na práticaExemplo ilustrativoLuiza informa a aula que vai perder.
9:41▮▮▮ ▰
Escola de inglêsWhatsApp · atendimento
＋Mensagem
A solicitação chega ao sistema da escola.
Sistema da empresa↗
Integração / Detalhe
Dados que seguem para o sistema
WhatsApp da aluna
Pedidos de reposição
CampoInformação enviada
AlunaLuiza
Aula originalTerça · inglês
PreferênciaQuinta à noite
Dados associados ao mesmo pedido
A coordenação confere a reposição antes de confirmar.
Sistema da empresa↗
Atendimentos / Detalhe
Luiza · reposição de aula
ResumoConversaArquivos
- Aula
- Terça · inglês
- Preferência
- Quinta à noite
- Situação
- Aguardando avaliação
Próxima tarefaA fazer
Conferir regra, turma e disponibilidade
Coordenação
Atendimento salvo no histórico
- Luiza informa a aula que vai perder.
- A solicitação chega ao sistema da escola.
- A coordenação confere a reposição antes de confirmar.
05Painel de gestão
Veja quem espera uma resposta da escola.
A diretora quer saber se a secretaria retornou a Carlos e se a coordenação já analisou a reposição de Luiza.
O que muda para você
Cada pedido aparece com o assunto e a pessoa que precisa responder.
Na práticaExemplo ilustrativoOs pedidos de matrícula e de alunos aparecem separados.
Sistema da empresa↗
Equipe / Detalhe
O que precisa de resposta
Em abertoConcluídos
Pedido / próxima açãoResponsável
Carlos · curso de inglêsRetornar hoje · 18h
Secretaria›Luiza · reposiçãoConferir outra turma
Coordenação›Marina · mensalidadeLocalizar segunda via
Financeiro›A diretora abre o pedido de Luiza.
Sistema da empresa↗
Atendimentos / Detalhe
Luiza · reposição
ResumoConversaArquivos
- Aula que perderá
- Terça
- Pode repor
- Quinta à noite
- Responsável
- Coordenação
Próxima tarefaA fazer
Conferir se existe turma adequada
Coordenação
Atendimento salvo no histórico
A tarefa fica na lista de quem pode resolvê-la.
Sistema da empresa↗
Equipe / Detalhe
Pendências por equipe
Em abertoConcluídos
Pedido / próxima açãoResponsável
Luiza · reposiçãoConferir turma de quinta
Coordenação›Carlos · matrículaRetornar hoje · 18h
Secretaria›Marina · mensalidadeLocalizar segunda via
Financeiro›- Os pedidos de matrícula e de alunos aparecem separados.
- A diretora abre o pedido de Luiza.
- A tarefa fica na lista de quem pode resolvê-la.
06Portal e sistema sob medida
A segunda via fica ao alcance do aluno.
Marina perdeu o link da mensalidade. Hoje ela precisa chamar a secretaria para pedir o mesmo documento.
O que muda para você
Ela consulta a própria mensalidade na área do aluno, sem interromper o atendimento da secretaria.
Cada aluno ou responsável autorizado acessa apenas os documentos da própria conta.
Na práticaExemplo ilustrativoMarina entra na própria área do aluno.
9:41▮▮▮ ▰
Área do alunoÁrea da aluna
Marina · área do aluno
Ela abre a mensalidade disponível no sistema.
9:41▮▮▮ ▰
Área do alunoFinanceiro / documentos
Mensalidade de outubro
Segunda viaDocumento emitido pela escola
Informação consultada no sistema financeiro da escola.
A segunda via já emitida fica disponível para consulta.
9:41▮▮▮ ▰
Área do clienteÁrea de Marina
Mensalidade de outubro
Documento disponívelAcesse a segunda via emitida pela escola. O pagamento aparecerá confirmado quando o sistema financeiro receber a confirmação.
Histórico atualizadoEste pedido fica na sua área.
- Marina entra na própria área do aluno.
- Ela abre a mensalidade disponível no sistema.
- A segunda via já emitida fica disponível para consulta.
Da primeira conversa ao uso pela equipe
Você sabe o que
vai receber.
Antes de desenvolver, verificamos o que seu sistema permite e combinamos a primeira rotina. A proposta descreve as funções, as conexões e quem fica responsável por cada parte.
A solução funcionando
Atendimento e conexões previstos no escopo, testados com exemplos da sua operação e com as exceções que a equipe precisa tratar.
A equipe preparada
Orientação de uso, acessos definidos e uma forma de acompanhar o que foi registrado e o que precisa de atenção.
Antes de começar
Antes de começar.
Já usamos um sistema escolar. Precisamos trocar?+
A primeira etapa é entender o que vocês usam e onde as conversas ficam fora do sistema. Verificamos se é possível consultar ou atualizar os dados com as permissões necessárias. A proposta depende dessa análise.
A IA pode oferecer um horário ou matricular alguém por conta própria?+
Horários, condições e procedimentos vêm das informações aprovadas pela escola. Uma solicitação só aparece confirmada quando a agenda ou o sistema autorizado confirma. A equipe define quem pode aprovar cada etapa da matrícula.
Como fica o atendimento de pais e responsáveis?+
O fluxo distingue o adulto responsável do aluno. No primeiro contato, pergunta o necessário para orientar a procura pelo curso. O acesso a dados de quem já estuda depende da identificação, do vínculo e das regras definidas com a escola.
Também funciona para quem já é aluno?+
O projeto pode incluir pedidos de reposição, alteração de turma, consultas de calendário e acesso à mensalidade. Cada atendimento segue as regras da escola e as possibilidades do sistema, com encaminhamento à equipe quando for preciso.
Comece por uma rotina concreta
O que hoje mais ocupa a secretaria ou atrasa o retorno a quem procura um curso?
Conte qual atendimento ou tarefa você quer resolver primeiro.