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OrdelvoClínicasOrganizar minha recepção

IA e automação · Clínicas

Mais atenção ao paciente.
Menos interrupções na recepção.

Consultas marcadas, Mudanças registradas, Pedidos acompanhados

Marcar, confirmar e remarcar consultas pelo WhatsApp ou telefone. Criamos esse atendimento e conectamos à agenda, para a recepção cuidar de quem está na clínica.

Quero aliviar a rotina da recepçãoVer na prática ↓

Conferimos as conexões com os sistemas da sua empresa antes de definir o projeto.

Na práticaExemplo ilustrativo

Do primeiro contato à consulta na agenda.

Ana procura a Dra. Helena na unidade Centro.

Ana pergunta por um horário, como faria com a recepção.

9:41▮▮▮ ▰
ClínicaWhatsApp · atendimento
Hoje

Oi! Tem horário com a Dra. Helena na sexta de manhã?

09:41
＋Mensagem
  1. Ana pergunta por um horário, como faria com a recepção.
  2. A assistente consulta os horários que a clínica liberou.
  3. Ana pede para concluir o agendamento por telefone.
  4. Na ligação solicitada, Ana confirma que quer o horário.
  5. Depois de gravar na agenda, o atendimento confirma a consulta.
  6. Ana recebe a confirmação depois do registro na agenda.
WhatsApp e telefoneHistórico e acompanhamentoIntegrações e sistemas

Veja funcionando, situação por situação.

O cliente pede.
Sua equipe consegue continuar.

Acompanhe a conversa no celular e veja o pedido chegando ao sistema da equipe.

01WhatsApp com IA

Do “tem horário?” à consulta marcada.

Ana chama no WhatsApp para marcar com a Dra. Helena, na unidade Centro. A recepção está atendendo no balcão.

O que muda para você

Ana recebe a confirmação e a consulta aparece na agenda da recepção.

A confirmação depende do registro no sistema. Se o horário mudar, são oferecidas novas opções.

Na práticaExemplo ilustrativo

Ana pergunta por um horário, como faria com a recepção.

9:41▮▮▮ ▰
ClínicaWhatsApp · atendimento
Hoje

Oi! Tem horário com a Dra. Helena na sexta de manhã?

09:41
＋Mensagem
  1. Ana pergunta por um horário, como faria com a recepção.
  2. A assistente oferece um horário consultado na agenda.
  3. Depois de gravar na agenda, o atendimento confirma a consulta.

02Ligações com IA

A remarcação se resolve na ligação.

Ana já tem consulta na quinta às 16h, mas precisa mudar. Ela liga para a clínica e pede sexta de manhã.

O que muda para você

A agenda recebe o novo horário e o compromisso anterior é substituído.

O paciente pode pedir uma pessoa. Questões de saúde seguem para a equipe da clínica.

Na práticaExemplo ilustrativo

Ana liga para mudar a consulta que já tem.

9:41▮▮▮ ▰

Ana

Em ligação · assistente virtual
IA

Olá! Sou a assistente virtual da clínica. Como posso ajudar?

Ana

Minha consulta é quinta às 16h. Preciso passar para sexta de manhã.

  1. Ana liga para mudar a consulta que já tem.
  2. Após identificar Ana, a assistente consulta a agenda.
  3. A recepção vê a remarcação no próprio sistema.

03CRM e acompanhamento

O paciente pede um comprovante. Alguém acompanha até responder.

Ana perdeu o comprovante de comparecimento já emitido na consulta de ontem e pede uma cópia.

O que muda para você

A troca de turno não deixa o pedido esquecido no WhatsApp.

A equipe confere o documento existente. A automação não emite atestados ou laudos.

Na práticaExemplo ilustrativo

Ana pede uma cópia do documento que já recebeu.

9:41▮▮▮ ▰
ClínicaWhatsApp · atendimento
Hoje

Oi! Perdi o comprovante da consulta de ontem. Conseguem uma cópia?

09:41

Sou a assistente virtual. Vou encaminhar seu pedido à recepção para localizar o documento.

09:42 ✓✓
＋Mensagem
  1. Ana pede uma cópia do documento que já recebeu.
  2. A recepção recebe o pedido associado ao atendimento.
  3. No próximo turno, o pedido continua visível.

04Integrações e automações

O paciente responde “confirmo”. A agenda fica sabendo.

A clínica envia um lembrete pelo canal autorizado. Ana confirma a consulta de sexta às 10h.

O que muda para você

A recepção vê a confirmação sem abrir a conversa e marcar a agenda à mão.

Sem resposta, a consulta continua aguardando confirmação. Confirmar não significa comparecer.

Na práticaExemplo ilustrativo

Ana recebe o lembrete da consulta marcada.

9:41▮▮▮ ▰
ClínicaWhatsApp · atendimento
Hoje

Oi, Ana! Sua consulta com a Dra. Helena é sexta às 10h, na unidade Centro. Podemos confirmar?

09:41 ✓✓

Sim, confirmo.

09:42
＋Mensagem
  1. Ana recebe o lembrete da consulta marcada.
  2. A resposta atualiza a consulta de Ana.
  3. A consulta fica marcada como confirmada pela paciente.

05Painel de gestão

Veja o que falta resolver antes de a fila crescer.

Enquanto a recepção atende, chegam uma remarcação, um pedido de comprovante e um cartão de convênio para conferir.

O que muda para você

A responsável pela recepção vê o assunto e quem está cuidando de cada pedido.

Na práticaExemplo ilustrativo

Os pedidos aparecem pelo que precisam resolver.

Sistema da empresa↗
Equipe
EQ

Equipe / Detalhe

Pendências da recepção

Em abertoConcluídos
Pedido / próxima açãoResponsável
Ana · comprovanteLocalizar cópia já emitida
Recepção›
Bruno · consultaOferecer novo horário
Recepção›
Clara · convênioConferir cartão enviado
Cadastro›
Registros da equipe · atualizado agora
  1. Os pedidos aparecem pelo que precisam resolver.
  2. O pedido de Clara tem um arquivo aguardando conferência.
  3. Cada equipe vê o que deve fazer primeiro.

06Portal e sistema sob medida

O cartão do convênio chega ao cadastro certo.

A clínica pediu o cartão do convênio de Clara. Ela envia o arquivo pela área protegida, em vez de deixar a imagem perdida na conversa.

O que muda para você

A equipe encontra o documento no pedido de Clara e ela sabe que o envio chegou.

Documento recebido não significa autorização ou cobertura aprovada pelo convênio.

Na práticaExemplo ilustrativo

Clara anexa o cartão na própria área de atendimento.

9:41▮▮▮ ▰
Área do cliente

Pedido de envio

Clara · cartão do convênio

Anexe o arquivo solicitado.

Arquivo selecionado
cartao-convenio.pdfPDF · pronto para enviar
Enviar arquivo

Envio concluído

  1. Clara anexa o cartão na própria área de atendimento.
  2. O arquivo chega identificado para a equipe conferir.
  3. Clara consulta a situação do envio.

Da primeira conversa ao uso pela equipe

Você sabe o que
vai receber.

Antes de desenvolver, verificamos o que seu sistema permite e combinamos a primeira rotina. A proposta descreve as funções, as conexões e quem fica responsável por cada parte.

01

Uma rotina definida

O pedido que será atendido, a informação necessária, a resposta esperada e o caminho para falar com uma pessoa.

02

A solução funcionando

Atendimento e conexões previstos no escopo, testados com exemplos da sua operação e com as exceções que a equipe precisa tratar.

03

A equipe preparada

Orientação de uso, acessos definidos e uma forma de acompanhar o que foi registrado e o que precisa de atenção.

Antes de começar

Antes de começar.

Preciso trocar o sistema que a clínica já usa?+

Primeiro verificamos o que seu sistema já faz e quais integrações permite. Agenda, permissões, regras de cada profissional e acesso técnico entram nessa avaliação. Aproveitamos os recursos existentes sempre que forem adequados; a proposta só inclui o que for viável para sua operação.

A IA vai responder perguntas médicas ou decidir quem deve ser atendido?+

O trabalho aqui é administrativo: marcar, confirmar, remarcar e acompanhar pedidos. Dúvidas sobre sintomas, exames ou tratamentos são encaminhadas à equipe humana. A solução não faz triagem médica, escolhe tratamento ou define a necessidade de uma consulta.

E se o paciente quiser falar com a recepção ou a agenda falhar?+

O atendimento precisa oferecer um caminho para a equipe, com o pedido e o que já foi combinado. Se não for possível registrar uma consulta, o sistema informa a pendência e avisa a recepção. Um horário só é confirmado após o registro ser aceito.

Como ficam os dados dos pacientes?+

O projeto define quais dados são necessários, quem pode acessá-los, onde ficam e por quanto tempo. Documentos exigem um caminho protegido e identificação adequada. Regras de contato e responsabilidades são combinadas com a clínica; uma integração, por si só, não garante conformidade.

Comece por uma rotina concreta

Hoje, o que mais toma o tempo da sua recepção?

Conte qual atendimento ou tarefa você quer resolver primeiro.

Quero aliviar a rotina da recepção
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Sobre o seu negócio

Vamos olhar para a sua rotina.

Qual é o nome da sua clínica?