01
Funções e conexões no escopo
Você vê quais pedidos a ferramenta recebe, onde registra e quem deve responder. A proposta define sistemas, acessos, prazo e valor.
IA e automação · Para escritórios de contabilidade
Sua carteira merece atenção.
Sua equipe precisa de tempo.
Responda ao cliente sem procurar em várias pastas, receba os arquivos no mês certo e veja o que trava cada fechamento. Criamos atendimento com IA e conexões para o sistema do seu escritório.
IA no WhatsApp e telefone, CRM, integrações e sistemas para o escritório. O contador continua responsável por conferir, analisar e orientar.
Na práticaExemplo ilustrativoDo WhatsApp ao extrato na pasta do mês.
O financeiro da rede de lojas está enviando os documentos de setembro.
O financeiro pergunta pelo fechamento do mês.
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Escritório contábilWhatsApp · atendimento
＋Mensagem
A equipe vê a mesma pendência informada ao cliente.
Sistema da empresa↗
Documentos / Detalhe
Rede de lojas · setembro
Documentos solicitadosHistórico
Extrato da conta principalRecebido
Extrato da segunda conta · 01 a 30/09A enviar
Relatório de vendasRecebido
Lista definida pela equipe responsável.
O financeiro recebe a pendência e pede ajuda para anexar.
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Escritório contábilWhatsApp · atendimento
＋Mensagem
A assistente retorna o pedido e orienta o envio.
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Financeiro da empresa
Em ligação · assistente virtualIA
Oi! Sou a assistente virtual do escritório. Você pediu essa ligação. Pode falar?
Financeiro
Posso. Já estou na área da empresa.
IA
Abra Documentos de setembro e selecione Extrato da segunda conta. Depois é só anexar o PDF.
Financeiro
Achei. Vou enviar agora.
O financeiro anexa o extrato da segunda conta.
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Área do clientePedido de envio
Rede de lojas · setembro
Anexe o arquivo solicitado.
Arquivo selecionado
extrato-conta-2-setembro.pdfPDF · pronto para enviar
Envio concluído
A equipe recebe o arquivo para conferir.
Sistema da empresa↗
Documentos / Detalhe
Rede de lojas · setembro
Arquivos deste atendimento
extrato-conta-2-setembro.pdfAnexado pelo cliente · agora
Recebido · a conferir
Equipe contábil
Tarefa criada
Conferir o arquivo recebido
Documento vinculado ao atendimento acima.
- O financeiro pergunta pelo fechamento do mês.
- A equipe vê a mesma pendência informada ao cliente.
- O financeiro recebe a pendência e pede ajuda para anexar.
- A assistente retorna o pedido e orienta o envio.
- O financeiro anexa o extrato da segunda conta.
- A equipe recebe o arquivo para conferir.
Atendimento e ligaçõesCRM e automaçõesPainéis e sistemas
Seis formas de tirar trabalho do caminho
Do pedido do cliente
ao trabalho de cada setor.
Acompanhe o cliente no celular e veja o que chega para o contábil, o DP e o comercial.
01WhatsApp com IA
O cliente pergunta o que falta. A equipe não precisa procurar nas pastas.
O financeiro de uma rede de lojas quer saber se enviou tudo para setembro. Na lista do contábil, falta o extrato da segunda conta.
O que muda para você
O cliente recebe o nome do arquivo e o período certo, sem interromper a conferência da equipe.
A resposta consulta o controle do escritório. Quem confere os arquivos e fecha o mês é a equipe contábil.
Na práticaExemplo ilustrativoO financeiro pergunta pelo fechamento do mês.
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Escritório contábilWhatsApp · atendimento
＋Mensagem
A assistente consulta a lista preparada pelo contábil.
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Escritório contábilWhatsApp · atendimento
＋Mensagem
A equipe vê a mesma pendência informada ao cliente.
Sistema da empresa↗
Documentos / Detalhe
Rede de lojas · setembro
Documentos solicitadosHistórico
Extrato da conta principalRecebido
Extrato da segunda conta · 01 a 30/09A enviar
Relatório de vendasRecebido
Lista definida pela equipe responsável.
- O financeiro pergunta pelo fechamento do mês.
- A assistente consulta a lista preparada pelo contábil.
- A equipe vê a mesma pendência informada ao cliente.
02Ligações com IA
O DP está na folha. A ligação do cliente recebe atendimento.
O RH liga porque vai contratar uma funcionária e quer saber o que precisa enviar. O departamento pessoal está ocupado.
O que muda para você
O DP recebe o assunto e o contato para retornar sem começar do zero.
Documentação, prazos e dados da contratação são conferidos pelo departamento pessoal.
Na práticaExemplo ilustrativoO RH liga ao escritório sobre uma contratação.
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RH da empresa
Em ligação · assistente virtualIA
Olá! Sou a assistente virtual do escritório. Como posso ajudar?
RH
Vamos contratar uma funcionária. Queria saber o que precisamos mandar ao DP.
A assistente registra o assunto e a preferência de retorno.
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RH da empresa
Em ligação · assistente virtualIA
Vou encaminhar à equipe do DP. Você prefere retorno por telefone ou WhatsApp?
RH
WhatsApp neste número, por favor.
IA
Certo. A equipe vai encontrar seu pedido sobre a contratação.
O pedido entra na lista do departamento pessoal.
Sistema da empresa↗
Atendimentos / Detalhe
Empresa cliente · admissão
ResumoConversaArquivos
- Solicitante
- RH da empresa
- Pedido
- Orientação para nova contratação
- Retorno
- WhatsApp · contato do RH
Próxima tarefaA fazer
Informar documentos e conferir a admissão
Departamento pessoal
Atendimento salvo no histórico
- O RH liga ao escritório sobre uma contratação.
- A assistente registra o assunto e a preferência de retorno.
- O pedido entra na lista do departamento pessoal.
03CRM e acompanhamento
A empresa pediu orçamento. A proposta não fica esquecida.
Uma rede com três lojas e 28 funcionários pediu proposta de contabilidade. Depois de receber, o responsável quer conversar na sexta.
O que muda para você
Quem faz o retorno encontra o porte informado, a proposta enviada e o horário combinado.
Na práticaExemplo ilustrativoA empresa responde à proposta que recebeu.
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Escritório contábilWhatsApp · atendimento
＋Mensagem
O retorno fica no cadastro da empresa interessada.
Sistema da empresa↗
Atendimentos / Detalhe
Rede de lojas · proposta
ResumoConversaArquivos
- Porte informado
- 3 lojas · 28 funcionários
- Etapa
- Proposta enviada
- Retorno
- Sexta · 14h
Próxima tarefaA fazer
Conversar sobre a proposta de contabilidade
Responsável comercial
Atendimento salvo no histórico
Na sexta, a proposta está na lista do responsável.
Sistema da empresa↗
Equipe / Detalhe
Propostas em acompanhamento
Em abertoConcluídos
Pedido / próxima açãoResponsável
Rede de lojas · 3 unidadesSexta · 14h
Responsável comercial›Empresa B · serviçosAguardando resposta
Responsável comercial›Empresa C · varejoPreparar proposta
Responsável comercial›- A empresa responde à proposta que recebeu.
- O retorno fica no cadastro da empresa interessada.
- Na sexta, a proposta está na lista do responsável.
04Integrações e automações
O extrato chegou. As cópias e os avisos ficam por conta do sistema.
O financeiro envia o extrato que faltava. Hoje alguém baixa o anexo, salva na pasta da empresa e avisa o contábil.
O que muda para você
O arquivo aparece no mês e na empresa certos, com uma tarefa para conferência.
Arquivo recebido ainda precisa ser conferido. A automação não conclui o fechamento.
Na práticaExemplo ilustrativoO financeiro anexa o extrato da segunda conta.
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Área do clientePedido de envio
Rede de lojas · setembro
Anexe o arquivo solicitado.
Arquivo selecionado
extrato-conta-2-setembro.pdfPDF · pronto para enviar
Envio concluído
O envio atualiza a pasta e o controle de setembro.
Sistema da empresa↗
Integração / Detalhe
Dados que seguem para o sistema
Área da empresa
Controle contábil
CampoInformação enviada
EmpresaRede de lojas
CompetênciaSetembro
Arquivoextrato-conta-2-setembro.pdf
Dados associados ao mesmo pedido
A equipe recebe o arquivo para conferir.
Sistema da empresa↗
Documentos / Detalhe
Rede de lojas · setembro
Arquivos deste atendimento
extrato-conta-2-setembro.pdfAnexado pelo cliente · agora
Recebido · a conferir
Equipe contábil
Tarefa criada
Conferir o arquivo recebido
Documento vinculado ao atendimento acima.
- O financeiro anexa o extrato da segunda conta.
- O envio atualiza a pasta e o controle de setembro.
- A equipe recebe o arquivo para conferir.
05Painel de gestão
Descubra o que trava o fechamento de cada cliente.
A sócia quer saber por que três empresas ainda não fecharam o mês. Uma não enviou extrato; outra já enviou e espera conferência.
O que muda para você
Ela distingue o que depende do cliente do que depende da própria equipe.
Na práticaExemplo ilustrativoO painel mostra o motivo de cada espera.
Sistema da empresa↗
Equipe / Detalhe
Fechamentos · setembro
Em abertoConcluídos
Pedido / próxima açãoResponsável
Rede de lojasExtrato recebido · conferir
Contábil›Empresa BFalta extrato de setembro
Cliente›Empresa CRelatório de vendas divergente
Contábil›O extrato da rede de lojas já chegou e espera conferência.
Sistema da empresa↗
Atendimentos / Detalhe
Rede de lojas · setembro
ResumoConversaArquivos
- Arquivo
- Extrato da segunda conta
- Situação
- Recebido · ainda não conferido
- Falta fazer
- Conferir o extrato do mês
Próxima tarefaA fazer
Conferir extrato e registrar a conclusão
Equipe contábil
Atendimento salvo no histórico
A tarefa aparece na lista do contábil.
Sistema da empresa↗
Equipe / Detalhe
Conferências da equipe
Em abertoConcluídos
Pedido / próxima açãoResponsável
Rede de lojas · extratoConferir arquivo recebido
Contábil›Empresa C · vendasRevisar divergência
Contábil›Empresa D · notasConferir documentos
Fiscal›- O painel mostra o motivo de cada espera.
- O extrato da rede de lojas já chegou e espera conferência.
- A tarefa aparece na lista do contábil.
06Portal e sistema sob medida
O cliente envia uma vez. O escritório encontra no lugar certo.
O financeiro quer conferir o que já mandou e anexar o extrato que faltava, sem percorrer a conversa do mês inteiro.
O que muda para você
Cliente e escritório consultam o mesmo histórico de envios da empresa.
Cada cliente acessa os próprios documentos. A equipe define quem pode consultar cada informação.
Na práticaExemplo ilustrativoO financeiro vê os documentos de setembro.
Sistema da empresa↗
Documentos / Detalhe
Rede de lojas · documentos de setembro
Documentos solicitadosHistórico
Extrato da conta principalRecebido
Extrato da segunda contaA enviar
Relatório de vendasRecebido
Lista definida pela equipe responsável.
O extrato é anexado ao pedido que estava pendente.
9:41▮▮▮ ▰
Área do clientePedido de envio
Setembro · extrato da segunda conta
Anexe o arquivo solicitado.
Arquivo selecionado
extrato-conta-2-setembro.pdfPDF · pronto para enviar
Envio concluído
O financeiro vê que o arquivo chegou ao escritório.
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Área do clienteRede de lojas · setembro
Extrato da segunda conta
Recebido para conferênciaSeu arquivo chegou ao contábil. Ele aparece no histórico de setembro e aguarda conferência da equipe.
Histórico atualizadoEste pedido fica na sua área.
- O financeiro vê os documentos de setembro.
- O extrato é anexado ao pedido que estava pendente.
- O financeiro vê que o arquivo chegou ao escritório.
Situações ilustrativas. As funções, os acessos e as conexões são definidos a partir da rotina do seu escritório.
O que a Ordelvo faz
Você sabe o que será entregue antes de contratar.
O projeto define as funções, as conexões possíveis com seu sistema e os responsáveis por usar e conferir. A equipe testa pedidos de atendimento, folha e fechamento.
02
Testes com quem vai usar
A equipe testa pedido incompleto, arquivo sem identificação e atendimento humano. Os avisos de falha também precisam chegar ao responsável.
03
Orientação para continuar
Quem atende aprende a consultar o pedido, assumir a conversa e registrar a conferência. A proposta define ajustes e acompanhamento após a entrega.
Conectado ao que vocês usam.
Avaliamos os sistemas e as permissões antes de definir as conexões.
AtendimentoSistemas e arquivos
Quem confere e quem pode acessar
Automatize o caminho do pedido. Mantenha a conferência com sua equipe.
Seu cliente precisa de uma resposta certa. O projeto define o que o assistente pode consultar e quando a equipe contábil, fiscal ou de DP precisa assumir.
A folha precisa de conferência? O DP assume.
O assistente registra a dúvida e reúne o pedido. Cálculo, classificação, correção, fechamento e obrigações continuam com os profissionais responsáveis.
Dados de folha só para quem pode acessar.
Definimos quem representa a empresa e quais contatos podem consultar arquivos de folha, financeiro ou fiscal. Esses acessos são testados.
Arquivo recebido ainda será conferido.
O controle separa “a enviar”, “recebido”, “em conferência” e “concluído”. Se uma conexão falhar, a equipe recebe um aviso para tratar o envio.
O cliente pode pedir uma pessoa.
A conversa e os arquivos autorizados seguem com o pedido para o setor responsável. A equipe não precisa começar o atendimento do zero.
Antes da primeira conversa
Dúvidas que costumam aparecer.
Já temos um sistema. Precisamos trocar?
Primeiro olhamos o que vocês já usam. Pode haver funções prontas que resolvam parte do problema. Só propomos conexões e ferramentas depois de verificar dados, acessos e o que o sistema permite.
Minha equipe já está ocupada. Como começa?
Escolhemos uma rotina delimitada: uma dúvida da folha, um retorno de cliente ou o recebimento de um arquivo, por exemplo. Combinamos quem participa, o que será testado e a orientação de uso antes de ampliar.
Como avaliar se a entrega está ajudando?
Antes de construir, definimos o que observar: quantas vezes o pedido é repassado, quantos registros são copiados ou quais retornos ficam sem responsável. Comparamos a mesma rotina nos testes. Crescimento e redução de custos dependem do uso e da operação.
E se o assistente não souber responder?
Ele encaminha para a equipe nas situações definidas. O projeto estabelece o que pode informar, quando pedir ajuda e quem recebe o pedido. Respostas técnicas não são tratadas como confirmadas sem o profissional.
Vamos olhar para a sua rotina
O que está tomando o tempo da sua equipe?
Cobrar o extrato, atender a mesma pergunta, repassar uma ligação ou acompanhar uma proposta? Conte como acontece hoje. Vamos avaliar uma solução para essa rotina.